Formulaire de contact et RGPD : les informations à prévoir
Informez le visiteur avant la transmission de ses données : qui traite la demande, pourquoi, sur quelle base, pendant combien de temps et comment exercer ses droits. Une case à cocher n’est pas une obligation universelle pour chaque contact.
Créer mon formulaire gratuitementResponsable de traitement et sous-traitant
Le site qui choisit la finalité et les champs est généralement responsable du traitement de ses demandes. Le prestataire qui reçoit et stocke les données pour son compte intervient comme sous-traitant pour ce service.
La gestion des comptes, de la facturation ou de la sécurité peut relever d’autres rôles. L’accord de sous-traitance et les notices doivent décrire ces rôles selon les traitements réels.
Préparer la mention près du formulaire
Indiquez votre identité, la finalité, les champs obligatoires, la base légale adaptée, les destinataires, la durée de conservation et le contact pour les droits. Une notice courte peut renvoyer vers une information plus complète.
Les données nécessaires pour répondre à une demande ne justifient pas automatiquement un abonnement marketing. Si vous souhaitez une prospection distincte, examinez ses propres conditions et séparez-la du contact.
Limiter et supprimer
Recueillez uniquement ce qui sert à répondre. Rendez le téléphone facultatif si l’e-mail suffit. Définissez une durée adaptée ; le produit utilise 90 jours par défaut pour les messages, avec une configuration possible par formulaire.
La suppression du message déclenche la suppression programmée de ses fichiers. Les copies déjà envoyées dans les boîtes e-mail du destinataire doivent être gérées par ce destinataire. Les sauvegardes et journaux ont leurs propres politiques à documenter.
Vérifier les prestataires
Le stockage principal de cette configuration est à Francfort. Cela ne prouve pas que tous les traitements, accès de support, logs et e-mails restent dans l’UE.
Consultez les prestataires et les transferts documentés. Les exemples du site doivent être adaptés à votre activité ; ils ne constituent pas une certification juridique.
Un exemple de mention à personnaliser
[Nom de votre structure] utilise ces informations pour répondre à votre demande, sur la base de [base légale à préciser]. Les champs marqués d’un astérisque sont nécessaires. Conservation : [durée adaptée à préciser]. Pour exercer vos droits : [contact]. Informations complètes : [URL de votre politique de confidentialité].Remplacez tous les éléments entre crochets et vérifiez votre politique avec les ressources de la CNIL.
Sources
Questions fréquentes
Faut-il toujours demander le consentement ?
La base légale dépend de la finalité. Examinez votre situation ; une case de consentement ne remplace pas l’information ni le choix d’une base adaptée.
Le service rend-il mon site conforme ?
Il fournit des fonctions utiles et des informations sur ses traitements. Vos propres obligations restent liées à votre collecte, votre activité et vos usages.